BUSINESS TRAVEL
Vos déplacements professionnels, organisés par une équipe qui connaît votre entreprise.
Plusieurs collaborateurs à faire voyager, une réunion déplacée ou un itinéraire à modifier : l’équipe Business Travel organise les réservations, tient compte de vos règles et vous répond directement.
50
+
ans d'expértise
24
heures sur 24, assistance pour nos clients
1
équipe dédiée au Business Travel
POURQUOI TRAVEX
O1
Une équipe qui connaît vos voyageurs.
Habitudes, préférences, contraintes et règles internes sont conservées dans le dossier. Vos équipes ne doivent pas tout réexpliquer à chaque demande.
O2
Des options comparées dans leur ensemble.
Nous regardons le prix, mais aussi les horaires, les conditions de modification, la localisation et la cohérence du déplacement.
O3
Un contact direct quand le programme change.
Vos collaborateurs savent qui appeler. La personne qui répond connaît l’organisation du voyage et peut chercher une solution sans reprendre le dossier de zéro.
O4
Des données qui servent à décider.
Un reporting adapté permet de suivre les dépenses, les réservations et l’application de votre politique de voyage. Sur demande, une estimation de l’empreinte carbone des déplacements peut compléter ce suivi.
NOTRE REGARD
Quand l’itinéraire change, vous appelez quelqu’un qui connaît le dossier
Tout peut être prévu. Puis la réunion change d’heure, le vol est annulé ou la correspondance devient impossible. Dans ces moments-là, vos voyageurs appellent directement l’équipe qui connaît leur dossier.
NOTRE MÉTHODE
Une façon de travailler claire,
pour chaque déplacement
Vous définissez vos règles. Travex les applique à chaque réservation et reste disponible lorsque le voyage change.
O1
Nous comprenons votre organisation.
Voyageurs, validations, modes de paiement, facturation et règles internes sont passés en revue.
O2
Nous enregistrons les informations utiles.
Préférences, procédures et contacts sont centralisés pour faciliter les demandes suivantes.
O3
Nous organisons chaque déplacement.
Transport, hébergement et services associés sont réservés selon vos priorités et votre politique de voyage.
O4
Nous suivons le voyage et ses changements.
L’équipe reste disponible pour les modifications et vous transmet les informations utiles au suivi de l’activité.
RÉFÉRENCES CLIENTS
Trois collaborations qui montrent notre façon de travailler
Des déplacements souvent décidés à la dernière minute, organisés rapidement par l’équipe. Une facturation regroupée simplifie le suivi comptable.
Des déplacements souvent décidés à la dernière minute, organisés rapidement par l’équipe. Une facturation regroupée simplifie le suivi comptable.
EN IMAGES
Quelques moments récents.
SERVICES ASSOCIÉS
Tout ce qui facilite le déplacement, au même endroit
• Visas et e–visas. Accompagnement dans les démarches lorsque la destination l’exige.
• Accès aux lounges. Solutions adaptées au profil et aux habitudes des voyageurs.
• Assurance voyage. Options étudiées selon les besoins de l’entreprise et du déplacement.
• Suivi 24h/24. Une assistance pour nos clients lorsque l’équipe habituelle n’est pas disponible, selon des modalités définies avec chacun.æ
• Reporting. Données consolidées pour suivre l’activité et les dépenses.
• Facturation à la carte ou globalisée. Une facture par déplacement ou un relevé groupé, selon l’organisation de l’entreprise.
Un interlocuteur direct
Une équipe qui répond : Vos collaborateurs s’adressent directement au département, qui réserve dans le cadre défini par l’entreprise et reste disponible pour les demandes particulières, les validations et les imprévus.
LE DÉPARTEMENT DÉDIÉ
L’équipe qui suit vos déplacements professionnels
Le département Business Travel connaît les règles de votre entreprise, suit les demandes et assure la continuité du dossier sans dépendre d’une seule personne.
Contact du département : businesstravel@travex-travel.be · +32 2 537 11 00
Carine Vanhoosthuyze
Senior Travel Consultant
Nancy Deprez
Senior Travel Consultant
QUESTIONS FRÉQUENTES
Questions fréquentes sur les voyages d’affaires
Que peut prendre en charge le département Business Travel ?
Le département peut organiser les transports, les hébergements et les services associés à vos déplacements professionnels. Il centralise les demandes, tient compte des préférences des voyageurs et suit les modifications liées au dossier.
Travex est-elle adaptée aux PME ?
Oui. Une PME peut confier à Travex un déplacement ponctuel ou les voyages réguliers de plusieurs collaborateurs. L’entreprise précise qui peut réserver, qui valide les demandes, comment les factures doivent être établies et quelles préférences conserver. Le département applique ensuite ce fonctionnement à chaque dossier.
Comment Travex applique-t-elle notre politique de voyage ?
Les règles communiquées par l’entreprise sont intégrées au traitement des demandes : voyageurs autorisés, budgets, catégories de transport ou d’hôtel, validations nécessaires et modalités de facturation. Les options proposées doivent respecter ce cadre.
Que se passe-t-il si un vol est annulé ou si le programme change ?
Vous contactez directement le département qui suit votre compte. L’équipe vérifie les solutions encore disponibles et adapte le dossier selon les conditions applicables. En dehors des heures d’ouverture, une assistance 24h/24 est assurée pour nos clients, selon des modalités définies avec chacun.
Nos collaborateurs peuvent-ils réserver leurs voyages en ligne ?
Travex ne propose pas de plateforme de réservation en ligne. Vos collaborateurs s’adressent directement à l’équipe Business Travel, qui connaît leurs préférences et applique les règles de l’entreprise à chaque demande.
Comment sont organisées la facturation et les données de suivi ?
La facturation s’adapte à votre organisation : à la carte, déplacement par déplacement, ou globalisée, par exemple avec un relevé tous les 15 jours. Un reporting peut également vous être transmis pour suivre les réservations et les dépenses.
Travex peut-elle accompagner les démarches de visa et d'assurance ?
Oui. L’équipe accompagne les démarches de visa et d’e-visa lorsque la destination l’exige et propose des assurances voyage adaptées au déplacement. Les documents personnels restent à fournir par le voyageur.
Comment démarre la collaboration avec une nouvelle entreprise ?
Travex commence par examiner les voyageurs concernés, le mode de demande, les validations, la facturation, les préférences à conserver et les contacts à utiliser. Le département définit ensuite avec l’entreprise le fonctionnement à appliquer aux premières réservations.
DÉMARRONS ENSEMBLE
Parlons de vos déplacements professionnels
Indiquez-nous combien de personnes voyagent, à quelle fréquence, vers quelles destinations et qui valide les réservations. Le département Business Travel pourra alors définir avec vous le canal de demande, les règles à appliquer, la facturation et la marche à suivre lorsqu’un trajet change.
Travex
Parvis de la Trinité 8, 1050 Bruxelles
+32 2 537 11 00
info@travex-travel.be
Du lundi au vendredi, de 9h à 17h
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