MICE & ÉVÉNEMENTIEL
Votre agence de voyages pour congrès et événements professionnels.
Pour vos participants, le département MICE & Événementiel coordonne les voyages, l’hébergement, les transferts et la logistique sur place. D’une réunion en petit comité à un congrès de grande ampleur, l’équipe adapte son accompagnement au nombre de participants et à la complexité du projet, en Belgique comme à l’étranger.
50
+
ans d'expertise
10 000
+
voyages par an
15
personnes à votre service
2
agences • Ixelles & Erasme
POURQUOI TRAVEX
O1
Un département spécialisé dans les voyages de groupe.
L’équipe MICE & Événementiel organise les déplacements des participants et coordonne les prestations de voyage dans un dossier commun, en direct avec l’organisateur ou en appui d’une agence événementielle.
O2
Transport, hébergement et transferts réunis.
Vols, trains, hôtels, transferts et répartition des participants dans les chambres sont articulés avec les horaires et le déroulement de l’événement.
O3
50 ans d’expérience et des partenaires locaux partout dans le monde.
Au fil des années, Travex a construit un réseau de partenaires locaux de confiance. L’équipe compare les itinéraires, les capacités hôtelières et les conditions de réservation selon le profil des participants et les contraintes du projet.
O4
Une logistique voyage adaptée aux événements exigeants.
Pour un congrès médical, scientifique ou professionnel, l’équipe tient compte des procédures, justificatifs, régimes alimentaires, besoins d’accessibilité et informations transmis par l’organisateur.
NOTRE REGARD
Le voyage de chaque participant, coordonné avec l’ensemble du congrès
Un congrès international commence bien avant l’ouverture des portes. Il faut organiser les arrivées, répartir les participants entre les hôtels, planifier les transferts et anticiper les changements de dernière minute. Le département MICE & Événementiel coordonne ces prestations de voyage avec le programme communiqué par l’organisateur.
NOTRE MÉTHODE
Quatre étapes simples, une équipe qui vous suit
Vols et trains à des horaires différents, chambres à répartir, transferts à coordonner : le département MICE organise le parcours des participants autour du programme de l’événement.
O1
Nous cadrons les besoins de voyage.
Provenance des participants, dates, horaires, budget, capacités hôtelières, contraintes internes et niveau d’accompagnement sont précisés dès le départ.
O2
Nous construisons le dispositif.
Transports, hôtels, transferts, restauration et prestations sur place sont comparés pour former un parcours cohérent autour du programme.
O3
Nous coordonnons les réservations.
Contrats, réservations de chambres, répartition des participants, listes de passagers, transferts et informations pratiques sont suivis par le même département.
O4
Nous accompagnons le groupe.
Avant le départ et pendant l’événement, l’équipe reste joignable pour suivre le dossier et adapter la logistique lorsque le programme évolue.
RÉFÉRENCES CLIENTS
Un projet coordonné par notre équipe
1 800 coachs venus de toute la France, réunis à Anvers. Travex a organisé l’ensemble du transport des participants : quatre vols charters de 100 à 150 places, une rame Eurostar affrétée et des autocars.
EN IMAGES
Quelques moments récents.
TYPES D'ÉVÉNEMENTS
Du petit comité au grand congrès, une même expertise du voyage de groupe
Congrès professionnels et associatifs.
Transport, hébergement et transferts coordonnés pour les membres, intervenants et invités.
Congrès médicaux et scientifiques.
Parcours participants organisé en tenant compte du programme, des profils invités et des exigences communiquées par l’organisateur.
Conférences, colloques et symposiums.
Arrivées, nuitées et déplacements structurés autour des sessions, ateliers et temps de networking.
Conventions annuelles.
Solutions de voyage et d’hébergement adaptées aux groupes venant de plusieurs villes ou pays.
Assemblées générales.
Logistique des déplacements, nuitées et transferts intégrée au programme défini par l’organisation.
Séminaires et comités de direction.
Transport, hébergement et prestations sur place coordonnés pour des groupes restreints et des agendas resserrés.
Réunions et workshops internationaux.
Coordination des participants venant de plusieurs marchés, avec des itinéraires et horaires différents.
Événements itinérants ou multi–sites.
Déplacements entre plusieurs villes ou lieux organisés comme un parcours unique pour le groupe.
LE DÉPARTEMENT DÉDIÉ
L’équipe qui coordonne vos voyages événementiels
Le département MICE & Événementiel suit le projet collectivement, de la préparation des déplacements à la coordination des informations participants.
Contact du département : travex.mice@travex-travel.be · +32 2 537 11 00
Stéphanie Houard
Senior Project Manager
Laurence Chung
Senior Project Manager
QUESTIONS FRÉQUENTES
Questions fréquentes sur l’organisation de congrès
Travex accompagne-t-elle aussi les événements de petite taille ?
Oui. Le département MICE & Événementiel adapte son intervention au projet : réunion en petit comité, séminaire de direction, conférence de taille intermédiaire ou congrès réunissant un grand nombre de participants. La taille ne détermine pas le niveau d’attention porté aux voyages, à l’hébergement et aux transferts.
Travex organise-t-elle des congrès médicaux ou scientifiques internationaux ?
Oui. Travex coordonne les composantes voyage d’un congrès médical ou scientifique, en Belgique ou à l’étranger, en tenant compte du programme, des profils invités et des exigences communiquées par l’organisateur.
Combien de temps à l'avance faut-il lancer l'organisation d'un congrès ?
Le délai dépend du nombre de participants, de la destination, des disponibilités hôtelières et du niveau de production attendu. Un premier échange permet d’identifier les décisions prioritaires et de bâtir un calendrier réaliste, sans promettre un délai standard qui ne conviendrait pas à tous les projets.
Quels types d'événements Travex prend-elle en charge ?
Congrès, conférences, colloques, symposiums, séminaires, assemblées générales, workshops et événements itinérants ou multi-sites peuvent entrer dans le périmètre. La proposition est adaptée au format, au public et aux prestations que vous souhaitez confier à Travex.
Travex peut-elle coordonner l'hébergement et les transferts ?
Oui, ces éléments peuvent être intégrés à la proposition afin de garder une vue cohérente sur l’arrivée, le séjour et le départ des participants. Le périmètre est défini avec vous lors du cadrage.
Travex intervient-elle uniquement en Belgique ?
Non. Travex organise les voyages des participants partout dans le monde, en s’appuyant sur un réseau de partenaires locaux construit au fil de 50 ans d’activité.
DÉMARRONS ENSEMBLE
Parlons de votre événement
Un premier brief, une date déjà fixée ou plusieurs options à comparer ? Présentez-nous le format, le nombre de participants et les principales contraintes. L’équipe MICE & Événementiel vous aidera à structurer la suite.
Travex
Parvis de la Trinité 8, 1050 Bruxelles
+32 2 537 11 00
info@travex-travel.be
Du lundi au vendredi, de 9h à 17h
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