Basic-Fit : Comment Travex a acheminé 1 800 coachs de toute la France vers Anvers.
Pour sa soirée annuelle, Basic-Fit a réuni à Anvers ses coachs venus de toute la France. Travex a pris en charge leur transport : vols charters, une rame Eurostar affrétée et autocars, avec un aller le jeudi et un retour le lendemain.
Client · Basic-Fit
Participants · 1 800 coachs
Départs · toute la France
Destination · Anvers
Transports · 4 vols charters, une rame Eurostar affrétée, autocars
Prestation Travex · transport aller et retour
Une soirée annuelle, des participants dans toute la France
Basic-Fit réunit chaque année ses coachs pour une grande soirée. Cette fois, le rendez-vous avait lieu à Anvers. L’organisation de la soirée était confiée à un autre prestataire. Travex avait une mission précise : faire venir chaque participant à temps, puis le ramener chez lui le lendemain.
1 800 trajets à coordonner en deux jours
- Des participants répartis dans toutes les régions de France
- Un seul créneau d’arrivée et un seul créneau de retour
- Pour chaque région, un mode de transport adapté à la distance
Une carte de France découpée en zones
L’équipe a d’abord réparti les participants par zones géographiques, avec l’aide de l’intelligence artificielle. Le résultat : une carte de France par blocs, qui a permis d’attribuer à chaque zone le transport le plus pertinent.
- Quatre vols charters de 100 à 150 places pour les régions les plus éloignées, notamment au départ de Bordeaux et de Marseille, avec un embarquement supplémentaire à Nantes sur la même ligne
- Une rame Eurostar affrétée au départ de Paris, réservée aux nombreux participants de la région parisienne, qui ont voyagé ensemble jusqu’à la Belgique
- L’autocar pour les trajets de moins de 200 km
Chaque trajet a ensuite été calé sur un même objectif : une arrivée à Anvers le jeudi, à temps pour la soirée, et un retour dès le lendemain.
Tous les coachs à Anvers, puis de retour chez eux
Les 1 800 coachs ont rejoint Anvers le jeudi et sont rentrés le lendemain, chacun avec un trajet pensé pour sa région. L’organisateur de la soirée a pu se concentrer sur l’événement.
Ce que ce projet montre
- Travex sait affréter des avions et une rame Eurostar pour un groupe.
- Une méthode de planification par zones, qui combine plusieurs modes de transport.
- Un rôle clair aux côtés de l’organisateur de l’événement.
Un événement avec de nombreux participants à faire venir ?
Décrivez-nous le lieu, la date et la provenance des participants. L’équipe MICE & Événementiel étudiera les transports adaptés.
